Incidenten, schadeclaims en kosten bijhouden

Wie Incidenten kan gebruiken

De eigenaar van het bedrijf en medewerkers met toegang tot veiligheid zien en beheren alle incidenten van het bedrijf. Klik in de zijbalk op Incidenten (medewerkers vinden het onder Veiligheidstools). Chauffeurs kunnen incidenten melden vanaf hun telefoon en zien alleen de meldingen die zij zelf hebben verstuurd. Meldt een chauffeur of medewerker er een, dan krijgen de eigenaar en het veiligheidspersoneel een melding, met een opmerking als er letsel is gemeld.

Een incident melden

Vul in wat je nu weet. Details, personen, foto's en de claim kun je later toevoegen.

1. Klik op Incident melden.
2. Kies onder Wat is er gebeurd het Soort en vul dan de Datum, Tijd en Ernst in.
3. Typ bij Waar (adres, snelweg, hectometerpaal) de plek, of tik op een telefoon op Mijn locatie gebruiken.
4. Vul Beschrijf wat er is gebeurd en Wat er ter plaatse is gedaan in. Voeg Foto's en documenten toe, zoals foto's van de plek, schade, kentekens en het rijbewijs en de verzekering van de andere bestuurder.
5. Vink onder Wie en wat waren betrokken de betrokken Chauffeurs, Aandrijfeenheden, Opleggers, Bedrijfsvoertuigen en Vracht in Secure Trip aan.
6. Klik onder Andere betrokken voertuigen op Voertuig toevoegen voor elk voertuig dat niet van jullie is. Is de tijd kort, dan zijn het Kenteken en een foto genoeg. Vul daarna in wat je weet: Provincie / staat, Soort voertuig, Kleur, Merk, Wagenmodel, Jaar, de naam en het telefoonnummer van de andere bestuurder, Verzekeraar van het andere voertuig, Polisnummer, Schade aan dit voertuig en Is dit voertuig weggesleept?. Open Meer: rijbewijs, eigenaar, VIN voor de rest.
7. Voeg bij elk voertuig Foto's van dit voertuig toe: het kenteken, de schade, en hun rijbewijs en verzekeringsbewijs. Klik op de prullenbak bij een voertuig om het uit de melding te halen.
8. Beantwoord de ja/nee-vragen onder Letsel, schade en politie. Antwoord je ja, dan verschijnen er extra vakken voor details.
9. Kies onder Omstandigheden het Weer, de Weg en de Lichtomstandigheden, en noteer de Mogelijke oorzaak.
10. Klik op Melding versturen. Het incident opent met een eigen nummer, zoals INC-0001.

Het incident afhandelen

Open een incident in de lijst om het te beheren.

1. Gebruik de statusknoppen om het te verplaatsen tussen Openstaand, In beoordeling en Gesloten.
2. Klik op Details bewerken om de melding te corrigeren of te wijzigen wie en wat betrokken waren.
3. Onder Andere betrokken voertuigen toont elk voertuig het kenteken, het soort, de andere bestuurder, de eigenaar, de verzekering, de schade en de foto's. Klik op Bewerken of foto's toevoegen om er een te wijzigen, op Voertuig toevoegen om er een toe te voegen, of op de prullenbak om er een te verwijderen (de foto's blijven bij het incident).
4. Klik onder Andere partijen en getuigen op Persoon toevoegen om de andere bestuurder, passagiers, voetgangers of getuigen vast te leggen met hun telefoon, voertuig, kenteken, verzekeraar en verklaring. Gebruik In welk ander voertuig om een persoon aan een van de andere voertuigen te koppelen.
5. Vul onder Verzekeringsclaim de Status claim, het Claimnummer, de Verzekeraar, gegevens van de Schade-expert, het Eigen risico en de datums in en klik dan op Claim opslaan.
6. Klik onder Kosten op Kosten toevoegen voor elke reparatie, sleepkosten, medische of andere kosten, met Geschat, Betaald, Teruggevonden en Betaald door. De totalen en Nettokosten worden automatisch bijgewerkt.
7. Stel onder Veiligheidsbeoordeling Te voorkomen? en Meldingsplichtig ongeval (ongevallenregister) in, leg uit Waarom, leg de Corrigerende actie vast (training, coaching, waarschuwing) en een datum bij Opvolgen op, en klik dan op Beoordeling opslaan. Tot het incident Gesloten is, staat de opvolgdatum in de Veiligheidskalender als Opvolging incident. Is er een chauffeur gekoppeld, dan kun je ook klikken op Corrigerende maatregel vastleggen of Training toewijzen.
8. Upload meer bestanden onder Foto's en documenten en voeg notities toe onder Notities en geschiedenis. Elke wijziging staat daar met wie hem heeft gedaan.
9. Klik op PDF-rapport voor een afdrukbare kopie van het hele incident, inclusief de andere voertuigen.

Incidenten vinden en het register exporteren

1. Filter op de pagina Incidenten op status, soort en jaar, of zoek op chauffeur, voertuig of plaats.
2. De kaarten bovenaan tonen Open of wordt beoordeeld (elk incident dat nog niet gesloten is), het aantal incidenten dit jaar, Met letsel en de nettokosten dit jaar.
3. Klik op Ongevallenregister (CSV) om per incident één rij te downloaden voor het jaar waarop je hebt gefilterd (of dit jaar). Het bevat chauffeurs, voertuigen, het aantal andere voertuigen en hun kentekens, letsel, politierapport, te voorkomen, meldingsplichtig, claim en kostentotalen.

Delen met een partner en goed om te weten

Kies onder Gedeeld met partners je verzekeringsmakelaar of compliancepartner en klik op Delen. Die kan dan dat incident, de andere voertuigen en het PDF-rapport zien. Klik op Delen stoppen om het weer in te trekken. Heb je nog geen partner, klik dan op Partner koppelen.

Bestanden kunnen foto's, PDF's of Office-bestanden zijn van maximaal 20 MB per stuk.

Alleen de eigenaar van het bedrijf kan een incident verwijderen, met Incident verwijderen onderaan de incidentpagina. Het wordt uit je gegevens en rapporten gehaald.

De PDF-kopieën voor chauffeurs bevatten de claim, kosten en veiligheidsbeoordeling niet.