Suivre les incidents, les réclamations et les coûts

Qui peut utiliser Incidents

Le propriétaire de la flotte et le personnel de la flotte ayant l'accès sécurité voient et gèrent tous les incidents de la flotte. Dans la barre latérale, cliquez sur Incidents (le personnel le trouve sous Outils de sécurité). Les chauffeurs peuvent signaler des incidents à partir de leur téléphone, et ils voient seulement les rapports qu'ils ont envoyés. Quand un chauffeur ou un membre du personnel en signale un, le propriétaire et le personnel de sécurité reçoivent une notification, avec une mention si des blessures ont été signalées.

Signaler un incident

Remplissez ce que vous savez maintenant. Vous pourrez ajouter des détails, des personnes, des photos et la réclamation plus tard.

1. Cliquez sur Signaler un incident.
2. Sous Ce qui s’est passé, choisissez le Type, puis entrez la Date, l'Heure et la Gravité.
3. Dans Où (adresse, autoroute, borne kilométrique), entrez l'endroit, ou touchez Utiliser ma position sur un téléphone.
4. Remplissez Décrivez ce qui s’est passé et Ce qui a été fait sur les lieux. Ajoutez des Photos et documents comme des photos des lieux, des dommages, des plaques ainsi que du permis et de l'assurance de l'autre conducteur.
5. Sous Qui et quoi était impliqué, cochez les Chauffeurs, Camions, Remorques, Véhicules de l’entreprise et le Chargement Secure Trip impliqués.
6. Sous Autres véhicules impliqués, cliquez sur Ajouter un véhicule pour chaque véhicule qui n'est pas à vous. Si vous manquez de temps, la Plaque et une photo suffisent. Ajoutez ensuite ce que vous savez : Province / État, Type de véhicule, Couleur, Marque, Modèle, Année, le nom et le téléphone de leur conducteur, Leur compagnie d'assurance, Numéro de police, Dommages à ce véhicule et Ce véhicule a-t-il été remorqué?. Ouvrez Plus : permis, propriétaire, NIV pour le reste.
7. Ajoutez des Photos de ce véhicule pour chacun : la plaque, les dommages, ainsi que le permis et la carte d'assurance de l'autre conducteur. Cliquez sur la corbeille d'un véhicule pour le retirer du rapport.
8. Répondez aux questions Oui / Non sous Blessures, dommages et police. Des cases supplémentaires apparaissent pour les détails quand vous répondez Oui.
9. Sous Conditions, choisissez Météo, Route et Éclairage, et notez Ce qui a pu le causer.
10. Cliquez sur Envoyer le rapport. L'incident s'ouvre avec son propre numéro, comme INC-0001.

Traiter l'incident

Ouvrez un incident à partir de la liste pour le gérer.

1. Utilisez les boutons de Statut pour le passer entre Ouvert, En examen et Fermé.
2. Cliquez sur Modifier les détails pour corriger le rapport ou changer qui et quoi était impliqué.
3. Sous Autres véhicules impliqués, chaque véhicule montre sa plaque, son type, leur conducteur, le propriétaire, l'assurance, les dommages et les photos. Cliquez sur Modifier ou ajouter des photos pour en changer un, sur Ajouter un véhicule pour en ajouter un autre, ou sur la corbeille pour en retirer un (ses photos restent avec l'incident).
4. Sous Autres parties et témoins, cliquez sur Ajouter une personne pour inscrire l'autre conducteur, les passagers, les piétons ou les témoins, avec leur téléphone, véhicule, plaque, assureur et déclaration. Utilisez Dans quel autre véhicule pour lier une personne à l'un des autres véhicules.
5. Sous Réclamation d’assurance, entrez le Statut de la réclamation, le Numéro de réclamation, l'Assureur, les coordonnées de l'Expert en sinistres, la Franchise et les dates, puis cliquez sur Enregistrer la réclamation.
6. Sous Coûts, cliquez sur Ajouter un coût pour chaque réparation, remorquage, frais médical ou autre coût, avec Estimé, Payée, Récupéré et Payé par. Les totaux et le Coût net se mettent à jour pour vous.
7. Sous Examen de sécurité, réglez Évitable? et Accident à déclarer (registre des accidents), expliquez Pourquoi, inscrivez la Mesure corrective (formation, encadrement, avertissement) et une date Suivi le, puis cliquez sur Enregistrer l’examen. Tant que l'incident n'est pas Fermé, la date de suivi apparaît dans le Calendrier de sécurité comme suivi d'incident. Quand un chauffeur est lié, vous pouvez aussi cliquer sur Rédiger une mesure corrective ou Assigner une formation.
8. Téléversez d'autres fichiers sous Photos et documents, et ajoutez des notes sous Notes et historique. Chaque changement y est listé avec la personne qui l'a fait.
9. Cliquez sur Rapport PDF pour une copie imprimable de tout l'incident, y compris les autres véhicules.

Trouver des incidents et exporter le registre

1. Dans la page Incidents, filtrez par statut, type et année, ou cherchez par Chauffeur, unité ou lieu.
2. Les cartes en haut affichent Ouverts ou en examen (tous les incidents pas encore fermés), le nombre d'incidents cette année, Avec blessés et le coût net cette année.
3. Cliquez sur Registre des accidents (CSV) pour télécharger une ligne par incident pour l'année filtrée (ou l'année en cours). Il inclut les chauffeurs, les unités, le nombre d'autres véhicules et leurs plaques, les blessures, le rapport de police, évitable, à déclarer, la réclamation et les totaux des coûts.

Partager avec un partenaire et bon à savoir

Sous Partagé avec des partenaires, choisissez votre courtier d'assurance ou votre partenaire de conformité et cliquez sur Partager. Il peut alors voir cet incident, ses autres véhicules et son rapport PDF. Cliquez sur Arrêter le partage pour retirer l'accès. Si vous n'avez pas encore de partenaire, cliquez sur Connecter un partenaire.

Les fichiers peuvent être des photos, des PDF ou des fichiers Office de 20 Mo maximum chacun.

Seul le propriétaire de la flotte peut supprimer un incident, avec Supprimer l’incident au bas de la page de l'incident. Il est retiré de vos dossiers et rapports.

Les copies PDF des chauffeurs n'incluent pas la réclamation, les coûts ni l'examen de sécurité.