Envía documentos al personal de oficina con Plantillas de Documentos

Qué página usar

Plantillas de Documentos es para el personal de oficina (tus empleados), no para conductores. Para subir tu propio PDF y enviarlo a conductores, abre Gestión de conductores > Formularios y haz clic en Subir un formulario. Los acuerdos de empleo de conductores están en Contratos de Conductores.

Plantillas de Documentos es para el dueño de la flota.

Crear una plantilla

1. En la barra lateral, haz clic en Plantillas de Documentos y luego en Plantilla nueva.
2. Ingresa el Nombre de la plantilla y una Descripción (opcional). Elige el PDF base (solo PDF, hasta 15 MB).
3. En Orden de firma, haz clic en los roles en el orden en que firman: Empleado, Gerente y Flota. Haz clic otra vez en un rol para quitarlo.
4. Haz clic en Continuar → Colocar campos.
5. Elige un Tipo de campo (Firma, Iniciales, Fecha, Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Texto o Revisar) y un Rol del firmante, y haz clic en el PDF para colocarlo. Arrastra un campo para moverlo. Haz clic en su punto rojo para borrarlo.
6. Haz clic en Guardar plantilla. Una plantilla necesita al menos un campo antes de poder enviarla.

Enviarla a los empleados

1. En la tarjeta de la plantilla, haz clic en Usar.
2. En Destinatarios, marca a los empleados. Usa la casilla de búsqueda para encontrarlos.
3. En Opciones de envío, puedes cambiar el Nombre del documento (por destinatario). Si la plantilla tiene un paso de Gerente, elige al gerente que contrafirma.
4. Agrega una Fecha límite de firma (opcional), Instrucciones para quien firma (opcional) y una protección con PIN de 4 dígitos (opcional). El mismo PIN aplica a todos los destinatarios.
5. Haz clic en Enviar a los seleccionados.

Después de enviar

Cada empleado recibe su propia copia y una notificación de que un documento espera su firma. Lo firma desde RH en su barra lateral, en Por firmar. Cuando le toca al paso de Flota, recibes una notificación de que un documento espera tu contrafirma.

Para dar seguimiento a uno, abre Gestión de empleados > Empleados, abre al empleado y revisa sus Documentos.

Haz clic en Editar campos en una tarjeta para cambiar el acomodo de los campos. Borrar una plantilla (el ícono del bote de basura) conserva todos los documentos ya enviados. Solo pierdes el botón Usar de esa plantilla.