Изпращане на документи на офис служителите с „Шаблони за документи“

Коя страница да използвате

„Шаблони за документи“ е за офис служителите (вашите служители), а не за шофьори. За да качите собствен PDF и да го изпратите на шофьори, отворете „Управление на шофьори“ > „Формуляри“ и щракнете „Качи формуляр“. Трудовите договори на шофьорите са в „Договори на шофьори“.

„Шаблони за документи“ е за собственика на автопарка.

Създаване на шаблон

1. В страничното меню щракнете „Шаблони за документи“, след това „Нов шаблон“.
2. Въведете „Име на шаблона“ и „Описание“ (незадължително). Изберете „Основен PDF“ (само PDF, до 15 MB).
3. В „Ред на подписване“ щракнете ролите в реда, в който подписват: „Служител“, „Мениджър“ и „Автопарк“. Щракнете роля отново, за да я премахнете.
4. Щракнете „Продължи → Постави полета“.
5. Изберете „Тип на полето“ („Подпис“, „Инициали“, „Дата“, „Име“, „Имейл“, „Телефон“, „Текст“ или „Отметка“) и „Роля на подписващия“, след това щракнете върху PDF файла, за да го поставите. Плъзнете поле, за да го преместите. Щракнете червената му точка, за да го изтриете.
6. Щракнете „Запази шаблона“. Шаблонът трябва да има поне едно поле, преди да можете да го изпратите.

Изпращане на служителите

1. На картата на шаблона щракнете „Ползвай“.
2. В „Получатели“ отметнете служителите. Използвайте полето за търсене, за да ги намерите.
3. В „Опции за изпращане“ можете да промените „Име на документа (за всеки получател)“. Ако шаблонът има стъпка „Мениджър“, изберете мениджъра, който контраподписва.
4. Добавете „Срок за подпис“ (незадължително), инструкции за подписващия (незадължително) и 4-цифрена защита с PIN код (незадължително). Един и същ PIN код важи за всички получатели.
5. Щракнете „Изпрати на избраните“.

След изпращане

Всеки служител получава собствено копие и известие, че документ очаква подписа му. Той го подписва от раздела за човешки ресурси в страничното си меню, в „За подпис“. Когато дойде редът на стъпката „Автопарк“, получавате известие, че документ очаква вашия контраподпис.

За да следите конкретен документ, отворете „Управление на служители“ > „Служители“, отворете служителя и проверете неговите „Документи“.

Щракнете „Редактирай полетата“ на карта, за да промените разположението на полетата. Изтриването на шаблон (иконата с кошче) запазва всички вече изпратени документи. Губите само бутона „Ползвай“ за него.