إرسال مستندات لموظفي المكتب عبر قوالب المستندات
ارفع ملف PDF مرة واحدة، وضع حقول التوقيع والنص، واختر من يوقّع وبأي ترتيب، ثم أرسله إلى موظف مكتب واحد أو أكثر.
أي صفحة تستخدم
قوالب المستندات مخصّصة لموظفي المكتب (موظفيك)، وليس للسائقين. لرفع ملف PDF خاص بك وإرساله إلى السائقين، افتح إدارة السائق > النماذج واضغط على رفع نموذج. اتفاقيات عمل السائقين موجودة في عقود السائقين.
قوالب المستندات مخصّصة لمالك الأسطول.
إنشاء قالب
- في الشريط الجانبي، اضغط على قوالب المستندات، ثم قالب جديد.
- أدخل اسم القالب والوصف (اختياري). اختر ملف PDF الأساسي (PDF فقط، حتى 15 MB).
- تحت ترتيب التوقيع، اضغط على الأدوار بالترتيب الذي يوقّعون به: الموظف والمدير والأسطول. اضغط على الدور مرة أخرى لإزالته.
- اضغط على متابعة → وضع الحقول.
- اختر نوع الحقل (التوقيع، الأحرف الأولى، التاريخ، الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف، النص أو خانة اختيار) ودور الموقّع، ثم اضغط على ملف PDF لوضعه. اسحب الحقل لنقله. اضغط على النقطة الحمراء لحذفه.
- اضغط على حفظ القالب. يحتاج القالب إلى حقل واحد على الأقل قبل أن تتمكن من إرساله.
الإرسال إلى الموظفين
- في بطاقة القالب، اضغط على استخدام.
- تحت المستلمون، حدّد الموظفين. استخدم مربع البحث للعثور عليهم.
- تحت خيارات الإرسال، يمكنك تغيير اسم المستند (لكل مستلم). إذا كان في القالب خطوة للمدير، فاختر المدير الذي يوقّع التوقيع المقابل.
- أضف الموعد النهائي للتوقيع (اختياري) وتعليمات للموقّع (اختياري) وحماية برمز PIN من 4 أرقام (اختياري). ينطبق رمز PIN نفسه على كل المستلمين.
- اضغط على إرسال إلى المحددين.
بعد الإرسال
يحصل كل موظف على نسخته الخاصة وإشعار بأن مستندًا بانتظار توقيعه. يوقّعه من الموارد البشرية في شريطه الجانبي، تحت للتوقيع. عندما يحين دور خطوة الأسطول، يصلك إشعار بأن مستندًا بانتظار توقيعك المقابل.
لمتابعة مستند، افتح إدارة الموظفين > الموظفين، وافتح الموظف وتحقّق من المستندات الخاصة به.
اضغط على تعديل الحقول في البطاقة لتغيير تخطيط الحقول. حذف القالب (أيقونة سلة المهملات) يُبقي كل المستندات المرسلة. ستفقد فقط زر استخدام لهذا القالب.