Dateien der Dokumentenablage mit den richtigen Teams teilen

Woher Gruppen kommen

Unter Teilen mit sehen Sie drei Arten von Gruppen. Fahrerbereiche kommen aus den Geschäftsbereichen, die Sie im Kontrollzentrum angelegt haben. Mitarbeiterabteilungen kommen aus der Abteilung im Eintrag jedes Mitarbeiters. Eigene Gruppen sind Listen von Mitarbeitern, die Sie auswählen. Der Flotteninhaber sieht immer jede Datei.

Mit einer Gruppe teilen

1. Wählen Sie unter Dokument hochladen oder Details bearbeiten bei Wer darf das sehen? die Option Abteilung.
2. Haken Sie unter Teilen mit eine oder mehrere Gruppen an.
3. Nur Flotteninhaber: Um eine neue Gruppe anzulegen, tippen Sie auf Eigene Gruppe erstellen, geben einen Namen ein und tippen auf Speichern.
4. Ist genau eine eigene Gruppe angehakt, wählen Sie unter Mitglieder dieser Gruppe Personen aus und tippen auf Mitglieder speichern.
5. Prüfen Sie die angezeigte Anzahl und speichern Sie dann das Dokument.

Änderungen wirken sich auf den Zugriff aus

Eine Gruppe ist eine Zielgruppe, nicht nur ein Ordner. Ändern Sie die Abteilung eines Mitarbeiters oder seine Mitgliedschaft in einer eigenen Gruppe, ändert sich, welche Dateien er sieht. Wechselt jemand das Team oder geht, prüfen Sie seine Gruppen. Verschieben Sie keine eingeschränkten Dateien zu Firma, um eine fehlende Gruppe auszugleichen.