Approuver une période de paie : quarts, heures, entreprises, réouverture

Vérifier la période de paie

L'encadré du haut indique Pas encore approuvée, Période de paie approuvée (qui, quand, date de paie) ou Période de paie rouverte (qui et pourquoi).

1. Ouvrez Gestion des employés > Pointage et paie. L'onglet Paie montre la période en cours; les flèches changent de période.
2. Les cartes affichent Heures, Heures supplémentaires, Paie brute et le nombre de quarts Pas encore approuvée. Des étiquettes signalent les quarts à approuver, Plus de 16 h, à vérifier, Départ pointé loin du travail et Pointage encore ouvert.
3. Par personne : quarts, heures normales et supplémentaires, taux et paie brute. Aucun taux horaire défini : il lui faut un taux. Changé pendant la période : son taux a changé, chaque jour est payé au taux du jour. Une personne payée un montant fixe l'affiche au lieu d'un taux.
4. La flèche près d'un nom montre ses quarts; le nom ouvre le panneau latéral : heures et paie, répartition par entreprise, Modifications de ces quarts, Paie et taxes et Historique de paie.

Corriger une heure d'arrivée ou de départ

1. Affichez les quarts avec la flèche près du nom.
2. Cliquez sur le crayon (Modifier les heures), changez Pointer l'arrivée ou Pointer le départ, tapez le Motif du changement et cliquez sur Enregistrer. Le chauffeur voit le motif sur le quart.
3. Pour approuver un seul quart (par exemple plus de 16 heures, vérifié), cliquez sur le crochet (Approuver ce quart).
4. Vous pouvez aussi corriger les heures dans Gestion des employés > Feuilles de temps.

Changer l'entreprise d'un quart

Avec des subdivisions (Tableau de paramètres, Subdivisions / Entités), chaque quart reçoit au pointage d'arrivée une entreprise de paie : la subdivision de la personne, sinon votre entreprise principale. La subdivision d'un chauffeur ne se change pas encore à l'écran : déplacez le quart.

1. Affichez les quarts et choisissez l'entreprise dans la liste Entreprise du quart.
2. Pour plusieurs quarts, cochez-les (la case de l'en-tête coche tous ses quarts). Dans la barre du bas, choisissez l'entreprise et cliquez sur Changer d'entreprise.
3. Chaque changement reste sous Modifications de ces quarts. Après l'approbation, rouvrez d'abord la période.

Approuver la période de paie

L'approbation verrouille quarts et voyages de la période, paie chaque jour au taux du jour et envoie un avis à chaque travailleur, par exemple : Vos heures du 5 au 11 oct. ont été approuvées : 42.5 h, 1 190,00 $. Sans la paie si Afficher la paie sur l'écran de pointage est désactivé. Avis dans DriverPass, sur le téléphone et par courriel. Aucun courriel aux chauffeurs tant que leurs courriels sont en pause.

1. Corrigez heures et entreprises, et approuvez ou corrigez chaque quart de plus de 16 heures.
2. Cliquez sur Approuver la période de paie, entrez la Date de paie (sur les factures d'entrepreneurs) et cliquez sur Approuver la période de paie.
3. Si vous payez des entrepreneurs, leurs factures et les fichiers Dayforce sont créés ensuite (voir le guide sur les factures d'entrepreneurs et Dayforce).

Pourquoi l'approbation est bloquée

Cette période de paie n'est pas terminée : approbation possible dès le lendemain de son dernier jour.

Pointage encore ouvert : chacun doit d'abord pointer son départ, ou vous corrigez ses heures.

Plus de 16 h : approuvez ou corrigez chaque quart de plus de 16 heures, un par un.

Une partie de ces dates est dans une autre période de paie approuvée : rouvrez-la d'abord. Possible après un changement de fréquence de paie.

Voyages sans paie : ajoutez la distance avec Modifier le voyage, ou une règle de paie au voyage.

Rouvrir une période de paie

Rouvrez seulement pour corriger. À la nouvelle approbation, la paie est recalculée, seuls les travailleurs dont les heures ou la paie changent reçoivent un nouvel avis, et les factures d'entrepreneurs gardent leurs numéros.

1. Dans la période, cliquez sur Rouvrir la période.
2. Répondez à Pourquoi la rouvrez-vous? et cliquez sur Rouvrir la période.
3. Faites vos changements, puis cliquez sur Approuver la période de paie.

Le personnel de la paie et ses propres quarts

Il ne peut pas modifier, approuver ni déplacer ses propres quarts. S'il approuve la période, ses quarts restent en attente et l'encadré indique combien attendent le propriétaire de la flotte, qui clique sur Les approuver.

Télécharger les fichiers de paie

Sous le tableau : Sommaire de paie (CSV), Tous les quarts (CSV), QuickBooks Online (CSV) et QuickBooks Desktop (IIF). Le sommaire et les fichiers QuickBooks n'incluent que les quarts terminés, pas ceux encore ouverts. Pour QuickBooks Desktop : File › Utilities › Import › IIF Files.